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一、企業(yè)概況

中國移動通信集團四川有限公司（以下簡稱四川移動）于1999年7月28日正式組建，注冊資本為人民幣74.83億元，是中國移動通信集團有限公司的全資子公司之一。

公司圍繞“政府倡導(dǎo)、社會關(guān)注、群眾需要”的理念，積極履行社會責(zé)任，服務(wù)社會民生，加快推動“互聯(lián)網(wǎng)+”產(chǎn)業(yè)發(fā)展，成為中西部地區(qū)網(wǎng)絡(luò)規(guī)模最大、服務(wù)客戶最多的通信運營商，受到各級政府和社會的廣泛好評。

二、案例背景

隨著中國移動采購運營規(guī)范化的持續(xù)深入、招投標(biāo)項目的日益增加，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的具體要求，按照“公開、公平、公正”和“質(zhì)量優(yōu)先，價格優(yōu)先”的原則，實行陽光采購。四川移動作為中西部地區(qū)最大的信息服務(wù)商，承載著大量的采購工作，然而在傳統(tǒng)的招投標(biāo)采購工作中，普遍存在以下問題：

1)管理難度大，由于采購工作涉及的人員多、范圍廣、流程長，因而出現(xiàn)評審過程中的現(xiàn)場監(jiān)管難、流程規(guī)范難、質(zhì)量監(jiān)督風(fēng)險管控難、數(shù)據(jù)管理難的問題。

2)評審效率低，主要表現(xiàn)為人工操作計算得分、制作評審報告、評判合法合規(guī)等工作效率低、易出錯。

3)采購成本高，例如異地專家參與評審差旅費及人工費用高。

因此，如何有效提高采購效率，降低采購成本，又滿足“合法合規(guī)”的要求，成為四川移動急需解決的問題。

為此，四川移動積極響應(yīng)集團公司的號召，立足科學(xué)化、合理化的采購制度和監(jiān)管制度，以省公司或集團子公司招投標(biāo)管理為單位，將各地市分公司、招標(biāo)代理公司及臨時招投標(biāo)場所進行統(tǒng)一化、全局化、規(guī)范化的管理。通過“電子化、無紙化、數(shù)字化”的供應(yīng)鏈信息化管理，在合法合規(guī)的基礎(chǔ)上，提高采購效率、提升采購質(zhì)量，實現(xiàn)降本增效。

三、解決方案概述

案例在“采購文檔模板化”的基礎(chǔ)上，以“合法合規(guī)”為原則、以“降本增效”為指導(dǎo)，運用信息化技術(shù)，推動采購工作的“標(biāo)準(zhǔn)化”、 “結(jié)構(gòu)化”建設(shè)、“讓投標(biāo)更簡單、讓評標(biāo)更嚴(yán)謹(jǐn)”，進一步實現(xiàn)“陽光采購”。

案例中的信息化應(yīng)用貫穿采購工作的各個階段，包含：采購需求提交及審核階段、采購方案形成及審批階段、采購文件制作及發(fā)布階段、項目評審階段、采購結(jié)果形成及發(fā)布階段；信息化應(yīng)用方式多樣，涉及目前采購工作的3大系統(tǒng)1個工具；涉及部門及人員較多，包含需求部門、采購部門、供應(yīng)商、項目評審組、采購風(fēng)險管控組。

四、解決方案的主要內(nèi)容

(一)采購全流程的電子化

1.采購流程所有階段均實現(xiàn)了電子化。各角色人員通過不同的系統(tǒng)平臺，進行采購相關(guān)工作操作，各系統(tǒng)自動實現(xiàn)數(shù)據(jù)在各流程中的流轉(zhuǎn)、繼承及固化，極大的減少了工作量，提升了文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

2.各系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接實現(xiàn)了流程銜接，將采購標(biāo)準(zhǔn)流程固化，促進了采購工作的“合法合規(guī)”。

3.應(yīng)答文件的信息化應(yīng)用，將應(yīng)答文件模板固化。應(yīng)答人通過“離線應(yīng)答文件制作工具”按照自動生成的應(yīng)答模板進行編輯，極大的降低了人為錯誤率，提高了標(biāo)書質(zhì)量及制作效率。

4.在電子化的評審過程中，無需再進行人工統(tǒng)計。專家考勤情況、打分情況等信息，由系統(tǒng)自動記錄并歸檔，提高了評審的工作效率。

5.在異地評審過程中，電子化的評審流程、信息化的通信技術(shù)實現(xiàn)了評審專家在不同地點同時進行同一項目評審的目的，降低了差旅費用、縮短了項目采購時間。

6.電子化評審中的“遠(yuǎn)程音視頻溝通”、“手機簽名”等信息化工具的運用，為應(yīng)答人提供了更為便捷的應(yīng)答溝通方式。應(yīng)答人可遠(yuǎn)程參與項目的評審及談判，有利于打破地域界限，引入更為優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

(二)采購數(shù)據(jù)及評審數(shù)據(jù)的電子化、信息化。

1.整個采購流程中生成的所有文檔均經(jīng)系統(tǒng)歸檔保存，實現(xiàn)了全面記錄、便捷查詢。其中包括：需求文件、采購方案文件、正式采購文件、評審現(xiàn)場音視頻信息、評審過程各環(huán)節(jié)評分信息、評審說明、評審報告等。相關(guān)人員可在賬號權(quán)限范圍內(nèi)隨時查詢、提取對應(yīng)信息。

2.系統(tǒng)對采購過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)進行信息化處理，按需求進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計及計算。為項目管理、專家管理提供依據(jù)。比如：專家考勤情況記錄、評審費用計算、項目流標(biāo)或復(fù)評數(shù)據(jù)統(tǒng)計、一段時期的采購總金額匯算等。

3.系統(tǒng)自動按照評審過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行計算，并按要求形成評審報告。

(三)采購全流程的無紙化

通過電子化及信息化的應(yīng)用，實現(xiàn)從采購需求發(fā)起到采購結(jié)果全流程的無紙化。

1.采購需求提交、采購方案制作、采購文件制作等環(huán)節(jié)的紙質(zhì)文件被信息化的文檔所替代。文檔中的主要信息，經(jīng)過信息化處理后，以標(biāo)準(zhǔn)化的形式在各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)、繼承，極大的提升了工作效率、降低了辦公成本。

2.電子化評審使專家無需再查看紙質(zhì)文檔，應(yīng)答人也不用再提交大量的紙質(zhì)應(yīng)答文件，降低了采購雙方的辦公成本。

3.電子簽名功能實現(xiàn)后，專家可通過手寫板對評審報告進行簽名確認(rèn)。異地應(yīng)答人也無需趕往評審現(xiàn)場，通過手機即可進行簽名確認(rèn)。

(四)采購全流程的數(shù)字化

1.文檔比對

評審過程中，系統(tǒng)自動對不同應(yīng)答人的應(yīng)答文檔進行比對。比對內(nèi)容包括：項目人員的基本信息、技術(shù)應(yīng)答部分的相似度（百分比）等。比對結(jié)果將作為專家“圍標(biāo)串標(biāo)”判斷的參考。

2.企業(yè)信息查詢比對

對應(yīng)答人的企業(yè)信息進行查詢 ，并對不同應(yīng)答人的信息進行比對，比對結(jié)果中的企業(yè)法人信息、股權(quán)信息、高管信息等內(nèi)容，將作為專家的評審參考。

3.偏離值計算及提示

系統(tǒng)按公式對專家主觀評分進行計算，并對主觀分偏離值超標(biāo)的專家進行提醒，要求再次核實評審分情況，并做相應(yīng)處理。

4.專家客觀評審差異值計算及導(dǎo)出

根據(jù)管理需求，對專家在客觀評分項的打分情況進行計算，并呈現(xiàn)結(jié)果，作為管理專家的依據(jù)，有利于提升專家評審質(zhì)量。

5.評審過程中，應(yīng)答內(nèi)容的點對點呈現(xiàn)。

在評審過程中，系統(tǒng)自動按照評審項目呈現(xiàn)與之對應(yīng)的應(yīng)答內(nèi)容，無需專家在海量的應(yīng)答文件中去尋找應(yīng)答內(nèi)容，能極大提高專家評審效率。

6.應(yīng)答人資質(zhì)核查

實現(xiàn)對應(yīng)答人資質(zhì)及業(yè)績的自動驗證，驗證結(jié)果將作為專家的評審依據(jù)?？山鉀Q評審過程中資質(zhì)驗證難的問題。能有效提高評審效率，縮短評審時間，達到降本增效的目的。

五、實施困難及應(yīng)對措施

1.外網(wǎng)下的電子化評審

問題：出于安全考慮，采購流程的電子化在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下方可使用。但在實際工作中，不可避免的會要求在外網(wǎng)環(huán)境下開展采購工作，比如：外部評審、供應(yīng)商參與項目談判、疫情期專家在家評審等情況。這些特殊情況的存在，要求在保證安全性的前提下，實現(xiàn)外網(wǎng)環(huán)境的內(nèi)部平臺操作。

措施：搭建VPN服務(wù)環(huán)境，以遠(yuǎn)程賬號登陸的方式，完成內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下的系統(tǒng)操作。

2.應(yīng)答文件相似度比對

問題：不同應(yīng)答人的應(yīng)答文件中會存在引用采購文件的內(nèi)容。導(dǎo)致應(yīng)答文件之間的相似度過高。

措施：將應(yīng)答文件進行分詞去噪處理，去掉與采購文件相同的部分，再比對相似度。

3.海量數(shù)據(jù)存儲

問題：集團公司要求對評審現(xiàn)場的音視頻信息進行存儲，存儲期限為1年。在信息化建設(shè)之前，這部分信息為評標(biāo)室24小時的信息，數(shù)據(jù)量大、占用存儲空間巨大。

措施：將數(shù)據(jù)分為全量數(shù)據(jù)（24小時數(shù)據(jù)）及有效數(shù)據(jù)（項目）。對全量信息進行總時長為2個月的循環(huán)存儲，對其中的有效數(shù)據(jù)另行歸檔存儲。有效節(jié)約了存儲空間。若有需要，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的永久存儲。

4.疫情期間的采購工作保障

問題：異地評審最初的設(shè)定是在不用地域的評標(biāo)室內(nèi)同時開展項目評審，但疫情期間，部分評審專家無法抵達評標(biāo)室，部分供應(yīng)商也無法正常參與談判。

措施：緊急研發(fā)了供應(yīng)商子系統(tǒng)，為供應(yīng)商遠(yuǎn)程參與談判創(chuàng)造了條件。增加了“手機簽名”功能，為不能到達評審現(xiàn)場的評審專家及供應(yīng)商提供了遠(yuǎn)程簽字確認(rèn)條件。保障了疫情期間采購工作的正常開展。

六、主要創(chuàng)新點

供應(yīng)鏈信息化工作將電子信息技術(shù)與管理手段有機結(jié)合，達到陽光采購、降本增效的目的。

1.人臉識別技術(shù)的應(yīng)用

將人臉識別技術(shù)及紅外感知技術(shù)相結(jié)合，無需專家刻意配合，即可完成身份的驗證、考勤數(shù)據(jù)及外出數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。為專家管理提供了依據(jù)。

2.余弦相似度算的發(fā)應(yīng)用

應(yīng)用“余弦相似度算法”實現(xiàn)了技術(shù)應(yīng)答文件的相似度比對。向量空間余弦相似度算法，是通過計算兩個向量的夾角余弦值來評估他們的相似度。在具體實施中，還根據(jù)評標(biāo)場景，剔出了采購文件中所提供的模板文件內(nèi)容，從而使得文件相似度的比對更加準(zhǔn)確；

3.數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程中的繼承及固化

在采購過程中，將數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)化處理。將上一流程的關(guān)鍵數(shù)據(jù)“繼承”到下一流程中，減少相關(guān)人員的工作量；又將流程中經(jīng)審核的數(shù)據(jù)進行“固化”，當(dāng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)到下一階段時，數(shù)據(jù)已無法進行更改，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提升了工作效率。

4.評審過程結(jié)構(gòu)化的實現(xiàn)

評審過程中點對點的呈現(xiàn)應(yīng)答文件，省去了專家翻閱標(biāo)書的時間，極大提高了評審效率。專家還可以對不同應(yīng)答文件的相同應(yīng)答點進行比對評審，提高了評審的嚴(yán)謹(jǐn)性。

七、應(yīng)用效果

1、提升工作效率

不同階段相同數(shù)據(jù)的自動繼承、審批文件的自動生成等功能極大的減少了“采購方案生成”、“采購文件制作”等過程的文件制作工作量。經(jīng)審核數(shù)據(jù)的固化傳遞，又降低了人為出錯率，減少了文件審核的工作量。

異地評審功能的實現(xiàn)，有效縮短了采購時間，打破了現(xiàn)場評審的客觀條件壁壘。2020年2月新冠肺炎疫情期間，共有23個項目進行了異地評審；為無法到達的38名專家、12個供應(yīng)商、 3名代理人員提供了異地參與評審的技術(shù)支撐。

案例中的自動計算、統(tǒng)計、自動生成評審報告等功能的實現(xiàn)，減少了評審過工程中人為處理的工作量。評審中的應(yīng)答內(nèi)容精準(zhǔn)定位功能，極大的縮減了評審時間。案例實施以來，評審效率提高了30%。

2、經(jīng)濟效益

采購全流程的無紙化應(yīng)用，有效節(jié)約了辦公成本。異地評審功能，節(jié)約了近38%的專家差旅及人工費用。評審效率的提升縮短了評審時間，有效減少了評審費用的支出。

3、社會效益

案例中的“合法合規(guī)”建設(shè)，通過專家身份驗證、評審音視頻監(jiān)管、評審風(fēng)險管控、應(yīng)答文件對比評審等方式，管控了評審現(xiàn)場、提升了評審工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，進一步實現(xiàn)了“陽光采購”。

案例實現(xiàn)了采購全流程的無紙化，在環(huán)保方面體現(xiàn)了企業(yè)的社會責(zé)任心。

供應(yīng)商遠(yuǎn)程參與項目功能的實現(xiàn)，使異地供應(yīng)商無需再到現(xiàn)場，即可參與評審及談判工作，有效的節(jié)約了社會資源。

離線應(yīng)答文件制作工具的投入使用，極大的降低了應(yīng)答文件編輯時的人為錯誤，減少了漏答、錯答等問題的發(fā)生，使應(yīng)答更輕松、競爭更公平。

八、推廣價值

案例在中國移動云南公司、貴州公司、山東公司等地方進行了順利試點。除各公司的個性化需求外，該案例能基本滿足各公司的采購工作需求，有較強的適配性。

案例從國家對供應(yīng)鏈工作的要求出發(fā)，從實際工作中析出問題并予以解決，有較強的實際運用價值。案例中的處理思路、功能要點，同樣適用于其他行業(yè)。如“異地評審功能”，在2020年新冠病毒疫情期間，為專家及供應(yīng)商提供了遠(yuǎn)程參與項目的條件，保證了采購工作的正常開展。